وبلاگ آموزش امداد و نجات

 

گزارش نویسی

 

تعریف گزارش نویسی: پیامی است که با سرعت،صحت و روشنی به خواننده می رسد و این پیام براصل ساده نویسی و سالم نویسی استوار است.

تعریف دیگر: گزارش، اخبار، اطلاعات، دیده ها، شنیده ها و حقایق و رویدادها و تجزیه و تحلیل منطقی آنها برای رسیدن به راه حل های مناسب است.

هر گزارش بر 3 پایه استوار است:

a.      کسب اطلاعات و توصیف دیده ها و شنیده ها

b.      تجزیه و تحلیل منطقی اطلاعات

c.      ارائه راه حل برای رفع مشکل

فایده گزارش نویسی: رساندن پیام به خواننده با صحت و روشنی است، یعنی گزارشگر بتوانند تصویر روشنی از فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم کند و مقصود خود را به طور کامل به رشته تحریر در آورد.

در واقع از سه جنبه سازمانی، اجتماعی و شخصی مفید است.

نتایج هر کاری با اطلاع رسانی صحیح مشخص می شود و نیز هر گزارشی مبنای تصمیمات بعدی است. بدیهی است که هر کار مطلوبی به دنبال گزارش کامل و هر کار معیوبی به دنبال گزارش ناقص می تواند باشد.

انواع گزارش از نظر شکل:

1.      شفاهی

2.      کتبی

3.      تصویری

4.      صوتی

5.      تلفیقی

1.      ج

اجرایی: اجرای یک پروژه و روند پیشرفت آن

مالی: شرح حال گردش مالی یک سازمان مثل سود یا زیان، دریافت و پرداخت

پژوهشی: ارائه نتایج و یا اهداف پژوهش

بازرگانی: چگونگی بازار، انواع قراردادها و...

خبری: جنبه اطلاع رسانی از یک حادثه و....

اداری: پرکارترین مکاتبات اداری است. عزل و نسب ها، چگونگی پیشرفت کار، پیگیری و...

انواع گزارش اداری:

a.      اموال

b.      ویژه

c.      عملکرد: هفتگی، ماهانه، نیم سال، سالیانه

d.      نیروی انسانی: تعداد، چگونگی اشتغال، مرخصی ها، نحوه حضور و غیاب و...

مراحل گزارش نویسی:

A.     تحقیق و گردآوری( تهیه و تدارک)

B.     طرح ربط منطقی مطالب

C.    نگارش

D.    تجدید نظر و اصلاح

راههای گردآوری اطلاعات:

1.      مشاهده

2.      تحقیق عمومی

3.      مطالعه و مراجعه به منابع و ماخذ

انواع مشاهده:

مشاهده با مشارکت: یعنی اینکه شخص به طور جدی در موضوع مورد نظر فعالیت می کند( به عنوان یک عضو) مثلا به عنوان یک کارگر در کارگاه که گاهی حتی نامحسوس از جانب اطرافیان است.

مشاهده بدون مشارکت: حضور فعال نداشته و فقط حاصل رویدادها را ثبت می کند.

تحقیق عمومی:

·         مصاحبه (اشاره به اصول مصاحبه مثل دقیق و روشن بودن موضوع، تعیین زمان برای محاسبه، رعایت ادب...)

·         پرسشنامه: طبق اصول خاص مثل تنظیم سئوالات شفاف و دو پهلو نبودن سئوالات، عدم کلی بودن، جهت دار نبودن، سئوالات مرتبط و...

مطالعه و مراجعه به منابع و ماخذ: استفاده از کتاب، مجله، روزنامه، اینترنت.

در هر گزارش باید به این چند نکته توجه کرد:

o       ارائه کلیه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث

o       نظم منطقی، دریافت مطالب و مفاهیم اصلی گزارش در زمانی کوتاه، گویا و خوانا بودن

چند نمونه دسته بندی ویژه گزارش:

·         گزارش رسمی و غیر رسمی: 

      رسمی: با رعایت قواعد خاص و روش علمی آماده می گردد.

      غیر رسمی: برای دادن اطلاعات فوری تهیه شده و برای نوشتن آن از طرح خاصی استفاده نمی کنیم. مثل یادداشت ها و... که در ادارات و شرکت ها رایج است و در واقع نوعی ارتباط درون سازمانی است.

اجزاء گزارش رسمی:

A.     نامه ضمیمه

B.     جلد

C.    صفحه عنوان

D.    فهرست موضوعات و مطالب

E.     فهرست جامع مطالب

F.     فهرست ضمائم گزارش ( نمودار، عکس، جدول)

G.    متن

H.    ضمائم

I.        مراجع و ماخذ

 

·         گزارش امنیتی:

محرمانه: دارای مهر محرمانه و سر بسته، گاهی اوقات لاک خورده و دارای اهمیت است.

عادی: گزارش توضیحی هم گفته می شود مثل گزارشات ساده اداری که برای رؤسا نوشته می شود.

مراحل و اجزای گزارش کوتاه:

1)      سر لوحه: نام خدا، آرم سازمان، شماره، تاریخ، پیوست، تعداد صفحه

2)      عنوان فرستنده و گیرنده

      به: نام و نشانی اداره دریافت کننده گزارش

      از: نام و نشانی فرستنده گزارش

3)  موضوع گزارش: باید گویای محتوای متن باشد، (قدم اول تهیه گزارش انتخاب موضوع گویا است) مثلا تصادف، ماموریت و ...

4)   مقدمه: بیان فکر و هدف نویسنده گزارش برای درک بهتر پیام

مثلا: با سلام و احترام پیرو نامه شماره.... مبنی بر....

5)   متن: توضیحاتی که گزارش دهنده می دهد.

6)   پیشنهاد: با توجه به توضیحات اگر لازم باشد.

مثلا پیشنهاد می گردد....... اقدام شود.

7)    امضاء

8)    رونوشت

اشاره به چند نمونه طرز بیان براساس سلسله مراتب:

1. در بیان مطالب: 

به مقامات بالاتر: مقام عالی را آگاه می سازد.

به مقامات مساوی: اعلام می دارد.

به مقامات پایینتر: ابلاغ می گردد.

2. تقاضای انجام کار:

به مقامات بالاتر: استدعا می شود دستور فرمایید.

به مقامات مساوی: خواهشمند است دستور فرمایید.

به مقامات پایینتر: دستور فرمایید.

3. توجه و آگاهی:

به مقامات بالاتر: جهت آگاهی به عرض می رساند.

به مقامات مساوی: جهت آگاهی اعلام می دارد.

به مقامات پایینتر: جهت آگاهی ابلاغ می گردد.

 

به عنوان یک امدادگر و نجاتگر با این گزارشات بیشتر سر و کار دارید:

A.     صورت جلسه

B.     ابلاغ

C.    فرم پذیرش مصدومین

D.    فرم اعزام مصدومین به مراکز درمانی

E.     در زمان حوادث بزرگ شناسنامه خانوار

 

چند نکته مهم:

Ø      از آنجایی که این گزارشات یک سند رسمی محسوب می شود باید در حفظ و نگهداری آن بسیار کوشا باشید.

Ø      فاقد هر گونه خط حوردگی و لاک گرفتگی باشد.

Ø      در برگه آرم دار و یا داری شماره سریال باشد.

Ø      در صورت کپی بودن برگه حتما اصل امضا مسئولین را دارا باشد.

Ø      تاریخ و شماره دبیرخانه حتما در گوشه سمت چپ قید شده باشد.

Ø      در صورت داشتن پیوست حتما در گوشه سمت چپ قید شود.

Ø      در صورت شرکت در یک جلسه رسمی حتما باید اعضا از قبل از موضوع( دستور جلسه) زمان و مکان و وظایف تعیین گردد.

Ø       و در انتهای جلسه صورت جلسه مورد امضا همه شرکت کنندگان قرار گیرد.

 

انواع نامه های اداری از لحاظ اندازه یا قطع نامه:

·         A3  اگر متن نامه اداری شامل نمودار، نقشه، جدول و موارد مشابه است نویسنده می تواند آنرا در قطع A3 تهیه و پیوست آن نامه ای پوششی در یک قطع A4 یاA5 تهیه کند.

·         A4 نامه هایی که از 5 سطر بیشتر باشد در A4 نوشته می شود.

·         اگر نامه ای از 5 سطر کمتر باشد در A5 نوشته می شود.

·         A6 این قطع کوچکترین قطع نامه های اداری است. برای یادداشت ها و نامه های اداری مثل برگه خروج استفاده می شود و بدون سر لوحه است.